弊社で行う要件定義の方法について紹介します。中から大規模な案件に関して業務システムを開発する場合は必ずこの方法を使用しています。
私たちのポリシーは、現場で働いている方々となるべく同じレベルまで業務内容を熟知することです。
非常に泥臭く大変な作業であり、クライアントの従業員に対しても時間を取っていただき協力していただく必要がありますが、ものづくりにおいて非常に強力な手段になります。
業務フローを理解するために、すべての従業員に対して、自分のやっている業務をアンケートシートに書いていただきます。
のちにヒアリングをするので、わざわざ書いていただく必要がないように感じるかもしれません。
しかしこの工程を経ることで事前に調査する私たちが業務の予習が可能になること、従業員の方が説明する際お互いに１つづつ確かめながらすすめるため、私たちはこの方法を使用しています。
UXリサーチ、UXエンジニアリング、ユーザーインタビューの書籍のなかでアンケートの事前実施は書かれてない場合が多いですが、（普段のユーザーフローとは離れてしまうためだと思われます。）基幹システムの開発などで大規模になる場合には非常に効率的な手法になります。
すでに使われているシステムがある場合、データベースの内容を確認し、あらかたの業務の予想を立てます。これは社内で何が行われているかを事前に把握する手助けになります。また、社内で頻出する用語を理解するためにも助けになります。
システムによってはDBを持たないローコードツールの場合もありますが、その場合も実際のシステムを触らせていただき業務の理解に努めます。
私たちの場合３人１組で行っています。
一人はヒアリングに集中するため何も持ちません。これは他書籍でも書かれているベーシックな方法です。
一人はiPadを持ち、GoodNoteでメモを取ります。メモを取りながら聞くことで整理でき、より話が理解できる場合があるためです、またほかの人が集中力が切れた際にカバーする役割があります。
一人はカメラマンです。基本的にスマートフォンを使ってPCの画面や印刷物、音声を収録します。スマートフォンを使うのはパンフォーカスなため大事な瞬間を取り逃さないためです。また私たちはZOOM F2 （ピンマイク）を使い音声の就労苦も行います。従業員の方につけていただき、ソーターなどが稼働中でスマートフォンから音声が収録しづらい現場で有効な手段になります。
私たちはクラウドサービス、またはファイルサーバーを使い、動画やアンケートをすべて保管しています。音声に関してはWhisperを活用しすべて文字おこしを行います。
ファイル名は最初のユーザーフローのアンケートのIDと対応させています。これによりインタビューとアンケートを紐づけて管理することが可能です。
集めた情報をもとに全メンバーでユーザーストーリーマッピングを行います。私たちはFigJamをつかってオンラインのメンバーとも同時に案だしをしていきます。
ユーザーストーリにすることで、インタビューで聞いた内容を咀嚼しなおし業務の理解にもつながります。
また実装する際の機能単位にもなります。
文章にすると非常に少なく明快な手順ですが、実際には非常に時間がかかり、頭を使う作業になります。しかしよいものを作るために欠かせない工程だと私たちは考えています。
現状システムに不満がある会社様がいましたら是非お問い合わせください。
アソシエイトを含みません。
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